Quelles obligations pour un loueur professionnel ?

Délivrer un véhicule en état de marche

C'est la première obligation, et la plus large. Le loueur doit remettre un véhicule qui fonctionne et qui est exempt de vices. L'obligation ne s'arrête pas à la remise des clés : elle court pendant toute la location. Les grosses réparations qui s'imposent en cours de contrat sont à la charge du loueur, pas du locataire.

Si la réparation est impossible ou trop longue, deux issues seulement : fournir un véhicule de remplacement, ou rembourser les frais de location. Si le locataire a engagé des frais — un dépannage, par exemple — ils doivent lui être remboursés.

Assurer la flotte, correctement

Chaque véhicule doit être couvert au minimum en responsabilité civile, et ce coût est incorporé au prix de base de la location : il ne peut pas être présenté comme un supplément obligatoire découvert au comptoir.

Le point technique décisif est l'usage déclaré. Un contrat d'assurance de particulier, ou une assurance incluse dans un financement grand public, ne couvre pas la mise à disposition d'un véhicule à des tiers contre rémunération. L'usage à déclarer est « location de véhicule sans chauffeur ». Le détail est traité dans quelle assurance pour louer des voitures.

Établir un contrat écrit et informer sur les prix

Le contrat de location est obligatoire et doit être remis au locataire. Il fixe la durée, le kilométrage, la franchise, les conditions de restitution et le sort des dommages : sans lui, vous ne pouvez presque rien réclamer. Voir les mentions indispensables d'un contrat de location.

S'y ajoute une obligation d'information : l'offre doit être claire et les informations accessibles avant la réservation — tarifs, conditions de location, contenu de l'assurance, montant de la franchise, frais annexes. Une information donnée au moment de la signature seulement fragilise l'ensemble du contrat.

L'état des lieux contradictoire, au départ comme au retour, relève de la même logique : c'est la pièce qui permet d'imputer un dégât. Voir l'état des lieux d'un véhicule de location.

Les obligations administratives

• Immatriculation au registre du commerce et des sociétés, avec un code d'activité correspondant à la location.
• Désignation du conducteur en cas d'infraction constatée par radar, dans un délai de 45 jours. À défaut, l'entreprise reste redevable : voir amende : désigner le conducteur en 45 jours.
• Vérification du permis de conduire du locataire avant la remise du véhicule : voir vérifier le permis d'un locataire.
• Respect du RGPD sur les données collectées — pièces d'identité, permis, coordonnées bancaires — et sur les dispositifs de géolocalisation éventuels : voir traceur GPS en location : est-ce légal.

Ce que vous pouvez exiger en retour

Les obligations ne vont pas dans un seul sens. Le locataire doit restituer le véhicule dans l'état où il l'a reçu, usure normale exceptée, l'utiliser conformément au contrat et signaler tout incident. Ces droits ne s'exercent toutefois que si le contrat et l'état des lieux les ont établis : un droit non documenté est un droit perdu.

Sur les situations concrètes : véhicule non restitué, véhicule rendu abîmé sans déclaration, facture impayée, refuser de louer à un client.

Questions fréquentes